Как поделиться диаграммой

Функция публичной ссылки позволяет поделиться диаграммой Ганта с людьми, которые не зарегистрированы в Гантика и не являются участниками проекта. По публичной ссылке любой человек может просмотреть проект в режиме «только для чтения» — без регистрации, без входа в систему. В этой статье подробно описано, как создать, настроить и отозвать публичную ссылку, а также что именно видят внешние зрители.

Зачем нужна публичная ссылка

Публичная ссылка решает задачу быстрого предоставления доступа к плану проекта широкому кругу лиц. Вот типичные сценарии использования:

• Демонстрация заказчику. Отправьте ссылку заказчику, чтобы он мог отслеживать прогресс проекта в реальном времени без создания аккаунта.
• Отчёт руководству. Поделитесь ссылкой с руководителями, которым нужен обзор без погружения в детали управления проектом.
• Встраивание в документы. Вставьте ссылку в email, корпоративный чат, wiki-страницу или презентацию.
• Портфолио и кейсы. Покажите диаграмму Ганта завершённого проекта как часть портфолио или демонстрационного кейса.
• Координация с подрядчиками. Предоставьте подрядчикам актуальный план работ без добавления их в проект.

Диалог «Поделиться»

Все действия с публичной ссылкой выполняются через диалог «Поделиться» — центральный элемент управления совместным доступом к проекту.

Как открыть диалог

На панели инструментов проекта нажмите кнопку «Поделиться» (иконка со стрелкой или звеном цепи). Откроется диалоговое окно с настройками совместного доступа.

Структура диалога

Диалог «Поделиться» содержит несколько разделов:

• Публичная ссылка. Переключатель для включения/отключения публичного доступа и поле с URL-адресом ссылки.
• Экспорт в PDF. Кнопка для скачивания диаграммы в PDF.

Создание публичной ссылки

Создание публичной ссылки занимает несколько секунд и не требует технических знаний.

1. Откройте диалог «Поделиться». Нажмите кнопку «Поделиться» на панели инструментов проекта.
2. Включите переключатель «Публичная ссылка». Переведите переключатель (toggle) в положение «Включено».
3. Подтвердите предупреждение. Гантика покажет предупреждение о том, что ссылка будет доступна всем, у кого есть URL, и если в проекте указаны настоящие имена людей — стоит убедиться, что вы вправе раскрывать эту информацию публично. Отметьте чекбокс подтверждения и нажмите «Создать ссылку» — только после этого Гантика сгенерирует уникальный URL-адрес для проекта.
4. Скопируйте ссылку. Нажмите кнопку «Копировать» рядом с URL-адресом. Ссылка скопируется в буфер обмена и будет готова для отправки.
5. Отправьте ссылку. Вставьте скопированную ссылку в email, мессенджер, документ или любое другое место, откуда получатели смогут по ней перейти.

Формат URL публичной ссылки

Публичная ссылка имеет следующий формат:

https://app.gantika.ru/share/{token}

Где {token} — уникальный случайный идентификатор, привязанный к проекту. Токен генерируется автоматически при включении публичной ссылки и не может быть изменён вручную. Каждый раз, когда вы выключаете и включаете ссылку заново, генерируется новый токен.

Токен достаточно длинный и случайный, чтобы его невозможно было угадать. Однако любой человек, получивший ссылку, может по ней перейти — дополнительная аутентификация не требуется.

Что видят зрители по публичной ссылке

При переходе по публичной ссылке открывается страница проекта в режиме «только для чтения». Зрители видят проект практически так же, как участники с ролью Читатель, но без элементов управления.

Что видят зрители

Публичная ссылка открывает только диаграмму Ганта — с временной шкалой, полосками задач и зависимостями. Другие режимы просмотра (Список, Доска, Ресурсы), доступные участникам внутри проекта, зрителям по ссылке не показываются.

Ограничения для зрителей

Зрители по публичной ссылке имеют строго ограниченные права:

• Нельзя создавать, редактировать или удалять задачи.
• Нельзя изменять сроки, прогресс или зависимости.
• Нельзя добавлять комментарии или описания.
• Нельзя видеть список участников проекта и их роли.
• Нельзя видеть настройки проекта и биллинг.
• Нельзя экспортировать проект в PDF или другие форматы.

Отзыв публичной ссылки

Если вы хотите прекратить доступ к проекту по публичной ссылке, отключите её в диалоге «Поделиться».

1. Откройте диалог «Поделиться». Нажмите кнопку «Поделиться» на панели инструментов проекта.
2. Отключите переключатель «Публичная ссылка». Переведите переключатель в положение «Отключено».
3. Подтвердите отключение. Система может запросить подтверждение. Нажмите «Отключить».

После отключения ссылки все, кто попытается перейти по старому URL, увидят страницу с сообщением «Ссылка недействительна» или «Проект недоступен». Доступ прекращается мгновенно.

Повторное включение ссылки

Если вы снова включите публичную ссылку после отключения, будет сгенерирован новый токен. Старый URL перестанет работать навсегда. Это означает, что вам нужно будет отправить новую ссылку всем, кому вы хотите предоставить доступ.

Такое поведение обеспечивает безопасность: если старая ссылка была скомпрометирована (попала к нежелательным лицам), вы можете отозвать её и создать новую, не опасаясь, что кто-то использует предыдущий URL.

Безопасность публичной ссылки

Публичная ссылка предоставляет доступ только на чтение, однако важно учитывать следующие аспекты безопасности:

• Ссылка не индексируется. Поисковые системы не могут найти публичную ссылку — она не публикуется в открытом доступе и не содержит предсказуемых параметров.
• Нет аутентификации. Для перехода по ссылке не требуется регистрация или вход. Это удобно, но означает, что ссылку может открыть любой, кто её получит.
• Быстрый отзыв. Вы можете мгновенно отозвать доступ, отключив ссылку. Не нужно менять пароли или отзывать приглашения.
• Новый токен при повторном включении. Каждое включение ссылки генерирует новый токен, что исключает использование старых URL.

Публичная ссылка и архивные проекты

Если проект архивирован, ранее созданная публичная ссылка продолжает работать. Зрители по-прежнему могут просматривать диаграмму и список задач. Это удобно для завершённых проектов, ссылки на которые были отправлены заказчикам или встроены в документацию.

Однако, поскольку архивный проект доступен только для чтения, данные не будут обновляться. Зрители увидят состояние проекта на момент архивирования.

Рекомендации по использованию

• Включайте ссылку только при необходимости. Не оставляйте публичную ссылку включённой «на всякий случай». Активируйте её, когда нужно поделиться проектом, и отключите, когда доступ больше не требуется.
• Отслеживайте, кому отправлена ссылка. Ведите записи о том, кому вы отправили публичную ссылку, чтобы при необходимости уведомить их о создании новой ссылки.
• Используйте для внешних стейкхолдеров. Для внутренних участников команды лучше использовать приглашение в проект с соответствующей ролью — это обеспечивает аутентификацию и контроль доступа.
• Проверяйте перед отправкой. Перейдите по публичной ссылке в режиме инкогнито, чтобы убедиться, что зрители видят то, что вы ожидаете.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли регистрация для просмотра по ссылке?

Нет, для просмотра проекта по публичной ссылке регистрация не требуется. Ссылка открывается в любом браузере без авторизации.

Обновляются ли данные для зрителей в реальном времени?

Да, зрители видят актуальные данные проекта. При каждом открытии или обновлении страницы загружается текущее состояние задач.

Можно ли создать несколько публичных ссылок?

Нет, для каждого проекта доступна только одна публичная ссылка. Если вам нужен контролируемый доступ для разных групп людей, добавьте их как участников проекта с ролью «Читатель».

Видна ли публичная ссылка в поисковых системах?

Нет, страницы публичных ссылок содержат мета-тег, запрещающий индексацию поисковыми системами. Ваш проект не появится в результатах поиска Google или других поисковиков.