Как добавить участника команды
Совместная работа — ключевое преимущество Гантика. Чтобы команда могла эффективно взаимодействовать над проектом, необходимо добавить участников и назначить им соответствующие роли. В этой статье подробно рассмотрены два способа добавления участников: быстрое добавление через форму и формальное приглашение по электронной почте. Вы узнаете, как правильно заполнить данные, выбрать роль и управлять приглашениями.
Где находится управление участниками
Управление командой проекта доступно через раздел «Участники» в настройках проекта. Перейти к нему можно несколькими способами:
- Откройте проект и нажмите на иконку шестерёнки в правом верхнем углу, затем выберите вкладку «Участники».
- В боковом меню проекта выберите пункт «Настройки проекта» и перейдите на вкладку «Участники».
На странице участников отображается список всех текущих членов команды с указанием их ролей, статуса приглашения и даты добавления. Здесь же расположена кнопка «Добавить участника», которая открывает форму добавления.
Форма добавления участника
При нажатии кнопки «Добавить участника» открывается форма с несколькими полями. Каждое из них играет важную роль в настройке доступа нового члена команды.
Имя участника
Введите имя и фамилию участника. Это поле используется для отображения в интерфейсе — на диаграмме Ганта, в списке задач, в фильтрах по исполнителям. Рекомендуется указывать полное имя, чтобы коллеги могли легко идентифицировать каждого участника. Максимальная длина имени — 100 символов.
Email-адрес
Укажите электронную почту участника. Email используется для отправки приглашения и для авторизации в системе. Если участник уже зарегистрирован в Гантика, он автоматически получит доступ к проекту после добавления. Если участник ещё не зарегистрирован, он получит приглашение создать аккаунт.
Выбор роли
При добавлении участника необходимо выбрать одну из четырёх ролей: Читатель, Редактор, Менеджер или Владелец. Роль определяет набор действий, доступных участнику в рамках проекта. Подробное описание каждой роли и её полномочий вы найдёте в статье Роли и права доступа.
По умолчанию новому участнику назначается роль «Редактор». Это оптимальный выбор для большинства членов команды, которым нужно работать с задачами — создавать, редактировать, менять статусы и сроки.
Два способа добавления
Гантика предлагает два подхода к добавлению участников, которые подходят для разных сценариев работы.
Быстрое добавление
Быстрое добавление — это самый простой способ включить человека в проект. Вы заполняете имя, email и выбираете роль, после чего участник сразу появляется в списке команды. Этот способ удобен в следующих случаях:
- Участник уже зарегистрирован в Гантика. Если человек уже имеет аккаунт, он автоматически увидит новый проект в своём списке проектов при следующем входе в систему.
- Вы формируете команду заранее. Можно добавить участников до того, как они зарегистрируются. Когда человек создаст аккаунт с указанным email, проект автоматически станет ему доступен.
- Не нужно уведомление. При быстром добавлении email-уведомление не отправляется. Это удобно, если вы сообщите участнику о проекте другим способом — лично, в мессенджере или на совещании.
- Нажмите «Добавить участника» на странице участников проекта.
- Заполните имя и email участника в соответствующих полях формы.
- Выберите роль из выпадающего списка (Читатель, Редактор, Менеджер или Владелец).
- Нажмите «Добавить» для завершения. Участник сразу появится в списке команды.
Приглашение по email
Формальное приглашение — это способ добавления, при котором участнику отправляется электронное письмо со ссылкой для присоединения к проекту. Этот способ рекомендуется в следующих ситуациях:
- Участник не знает о Гантика. Письмо содержит краткое описание проекта и ссылку для регистрации или входа в систему.
- Нужно формальное подтверждение. Приглашение по email создаёт запись в системе со статусом «Ожидает подтверждения». Вы можете отслеживать, принял ли участник приглашение.
- Работа с внешними подрядчиками. Приглашение по email — удобный способ подключить внешнего исполнителя, дав ему только необходимый уровень доступа.
- Нажмите «Добавить участника» на странице участников проекта.
- Заполните имя и email участника.
- Выберите роль из выпадающего списка.
- Отметьте опцию «Отправить приглашение по email». Эта опция включает отправку письма с приглашением.
- Нажмите «Добавить и пригласить». Участник появится в списке со статусом «Приглашён», а на указанный email будет отправлено письмо.
Статусы приглашений
Каждый участник в списке команды имеет один из следующих статусов:
| Статус | Описание |
|---|---|
| Активный | Участник добавлен и имеет доступ к проекту. Может работать с задачами в рамках своей роли. |
| Приглашён | Приглашение отправлено по email, но участник ещё не перешёл по ссылке и не подтвердил участие. |
| Неактивный | Участник был деактивирован администратором. Доступ к проекту приостановлен, но данные сохранены. |
Управление добавленными участниками
После добавления участника вы можете выполнять следующие действия с его профилем в проекте:
- Изменить роль. Нажмите на текущую роль участника в списке и выберите новую из выпадающего меню. Изменение вступит в силу немедленно.
- Повторно отправить приглашение. Для участников со статусом «Приглашён» доступна кнопка повторной отправки письма.
- Удалить участника. Нажмите иконку удаления напротив имени участника. При удалении участник теряет доступ к проекту, но все его предыдущие действия (комментарии, изменения задач) сохраняются в истории.
- Деактивировать участника. Вместо полного удаления можно временно приостановить доступ. Деактивированный участник не сможет войти в проект, но его данные сохранятся, и доступ можно восстановить в любой момент.
Рекомендации по формированию команды
- Назначайте минимально необходимые роли. Принцип наименьших привилегий помогает избежать случайных изменений. Если участнику нужно только просматривать прогресс — назначьте роль Читатель.
- Используйте приглашения для внешних участников. Для подрядчиков и заказчиков лучше использовать формальное приглашение по email с ролью Читатель или Редактор.
- Проверяйте список участников регулярно. По мере развития проекта состав команды может меняться. Удаляйте или деактивируйте участников, которые больше не работают над проектом.
- Не создавайте нескольких Владельцев без необходимости. Роль Владельца даёт полный контроль над проектом, включая удаление. Обычно достаточно одного-двух Владельцев на проект.
Часто задаваемые вопросы
Сколько участников можно добавить в проект?
Количество участников зависит от вашего тарифного плана. На бесплатном плане доступно ограниченное количество участников на проект. Платные планы позволяют добавлять больше участников. Подробности — на странице тарифов.
Может ли участник состоять в нескольких проектах?
Да, один участник может быть добавлен в неограниченное количество проектов. При этом в каждом проекте он может иметь разные роли. Например, в одном проекте человек может быть Менеджером, а в другом — Редактором.
Что произойдёт, если удалить участника с назначенными задачами?
При удалении участника задачи, на которые он был назначен, сохраняются в проекте, но поле исполнителя для этих задач становится пустым. Рекомендуется перед удалением переназначить задачи другому участнику.
Можно ли добавить участника без email?
Нет, email-адрес является обязательным полем при добавлении участника. Он используется как уникальный идентификатор аккаунта в системе Гантика.